Een festival organiseren? Hier moet je op letten

Het organiseren van een festival is veel werk, maar als het eenmaal geregeld is en de bezoekers stromen binnen, dan wordt het één groot feest. Wil je weten waar je op moet letten bij de organisatie van zo’n evenement? Het gaat verder dan een locatie zoeken en tickets verkopen. Denk ook aan een watertank station waar bezoekers water kunnen halen én neem de volgende tips in overweging als je er een groot succes van wilt maken.

Vergunningen regelen

Ongeacht welke locatie je kiest, je zal de nodige vergunningen nodig hebben om niet in de problemen te komen. Denk aan vergunningen rondom veiligheid, toegangswegen, maar ook het schenken van alcohol, geluidsoverlast en eventueel het afsteken van vuurwerk (als dat op de planning staat). Dit vraag je allemaal bij de gemeente aan en na goedkeuring kun je aan de slag met de organisatie.  Onthoud dat je niet alleen iets komt vragen bij je gemeente; jij biedt haar ook iets, want jouw festival is een stukje promotie. Weet dat het regelen van een vergunning minstens 8 weken kan duren, dus begin op tijd.

Voorzieningen

Dan wordt het tijd om alle voorzieningen te regelen. Van tijdelijke toiletten tot aan een watertank station voor het vullen van flesjes water en een EHBO-post (of meerdere). Het moet voor bezoekers in elk geval duidelijk zijn waar alles te vinden is en er voldoende voorzieningen zijn om lange rijen te voorkomen. Wil je de ervaring voor je festivalbezoekers onvergetelijk maken? Denk dan aan onverwachte (verstopte) podia, een verrassingsoptreden en/of een wand met kunst waar ze leuke foto’s kunnen maken als herinnering aan deze dag.

Financiering en budget

Hoe ga je alles financieren? En wat is je budget? Je kunt overwegen om sponsoren te zoeken die je helpen om de kosten te dekken. Kies dan wel voor bedrijven die passen bij het thema van je festival. Misschien kun je een mooie barter deal sluiten waarbij gratis eten wordt geleverd in ruil voor reclame voor het desbetreffende bedrijf/restaurant. Dit kan jij (of het bedrijf zelf) vervolgens verkopen aan de festivalbezoekers.  Tip: bij het organiseren van festivals wordt vaak veel afval geproduceerd. Het is daarom mooi als jij je evenement duurzaam insteekt en de nodige maatregelen neemt. Denk aan een oplaadstation voor smartphones dat werkt op zonne-energie of aan herbruikbare bekers en flesjes. Die kunnen dan mooi weer gevuld worden bij dat watertank station!